Jak napisać maila biznesowego po angielsku?

Ostatnio na blogu mieliście okazję przeczytać dwa artykuły dotyczące Business English – jeden z nich zawierał materiały przydatne do nauki, drugi natomiast skupiał się na wyrażeniach użytecznych podczas spotkań w pracy. Tym razem chciałbym przyjrzeć się kolejnemu zagadnieniu, które z pewnością nie jest obce żadnej osobie mającej do czynienia z klientem zagranicznym, a mianowicie – “Jak napisać dobrego maila biznesowego?”. Jakich zwrotów i słów używać? Jaka powinna być forma takiego pisma? Między innymi na te pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule.

Business English – Oficjalny mail

Proces pisania maila biznesowego możemy rozbić na 3 etapy:

1. Kto jest odbiorcą naszego maila?

Można spotkać się z opinią, że pisząc mail biznesowy po angielsku, powinniśmy unikać skrótów oraz szeroko pojętego języka potocznego. W większości sytuacji zasada ta ma zastosowanie – chociażby jeśli nie znamy osoby, która odbierze naszą wiadomość albo ktoś sprzedał nam informację, że jest ona pasjonatem korespondencyjnego decorum. Jednakże inaczej sprawa ma się, kiedy piszemy do koleżanki lub kolegi z zespołu, czy komunikujemy się z wieloletnim klientem firmy, który sam okrasza większość maili osobliwym memem. Tutaj też należy zatem pamiętać o zdrowym rozsądku.

To jednak nie wszystko. Oprócz naszej relacji z odbiorcą maila biznesowego, należy wziąć też pod uwagę takie czynniki jak: jego wiedza dotycząca tematu naszej wiadomości, stanowisko oraz branża, czy nawet kultura kraju, gdzie pracuje. Jeśli nie chcecie aż tak analizować swojej korespondencji, warto kierować się złotą zasadą – żarty oraz potocyzmy tylko wtedy, kiedy wiemy, że możemy sobie na nie pozwolić.

2. Jaki jest cel naszego maila?

Jakiego działania oczekujemy od odbiorcy po odczytaniu wiadomości? Kiedy już określimy cel naszej wiadomości, cała jej treść powinna być skupiona właśnie wokół niego. Na przykład jeśli chcemy doprecyzować specyfikację jakiegoś produktu, od razu określamy, o jaki produkt chodzi, dlaczego potrzebujemy danych informacji oraz jaki jest deadline.

Dobrą praktyką jest też utrzymanie stosunku 1:1 pomiędzy poruszanymi tematami, a ilością wiadomości. Oczywiście, bardzo często zdarza się, że musimy uzyskać wiele informacji dotyczących jakiegoś tematu lub planujemy jakieś wydarzenie, składające się z więcej niż jednego elementu. Warto wtedy wypunktować najważniejsze kwestie dotyczące danego zagadnienia – wprowadzi to do naszego maila biznesowego porządek i pozwoli odbiorcy szybciej zidentyfikować cel naszej wiadomości oraz odpowiednio na nią zareagować. 

3. Proofreading

Czyli ponowne sprawdzenie treści maila, pod kątem wszelkiego rodzaju błędów, literówek etc. Nie ma tutaj znaczenia, czy piszemy do prezesa wielkiej korporacji, czy znajomego, który zawsze umyślnie zostawia okruszki na naszym biurku – poprawność naszej korespondencji nie świadczy tylko o profesjonalizmie, ale też o szacunku dla odbiorcy danej wiadomości. W czasach, gdy do dyspozycji mamy narzędzia takie jak chociażby Grammarly, wyłapanie literówek, czy złej pisowni, to nic trudnego. 

I co dalej?

Skoro wiemy już, do kogo oraz w jakim celu piszemy mail biznesowy po angielsku, warto przyjrzeć się jego strukturze oraz przydatnym zwrotom.

Temat wiadomości

O ile “fdasda fasd” to całkiem popularny i poważany w wielu grach nick, o tyle niestety nie nadaje się on na tytuł maila biznesowego (tak, już kilka razy otrzymałem taką wiadomość).

Jak zatem napisać dobry temat? Krótko i do rzeczy, najlepiej wykorzystując słowa kluczowe, które pozwolą czytelnikowi od razu zidentyfikować, czego dotyczy dany mail. Chociażby: “Marketing Campaign 2020 – Results”.

Powitanie

Tutaj opcji mamy naprawdę wiele i to, którą wybierzecie, zależy tak naprawdę od relacji, jaka łączy Was z odbiorcą maila.  

Poniżej kilka możliwości:

• Hi,
• Hey,
• Good morning/afternoon/evening,
• Greetings,
• Dear [Imię Nazwisko],
• Dear [Mr./Ms. Nazwisko].
• To whom it may concern (jeśli nie wiemy, kto będzie odbiorcą naszego maila)

Wprowadzenie

Tutaj warto napisać zdanie wprowadzające, które od razu pozwoli odbiorcy zidentyfikować, w jakim celu do niego piszemy. Poniżej przydatne zwroty.

• I am writing with regard to… – Piszę w związku z… (w skrócie w/r/t – with regard to). Co ciekawe można spotkać się też z zapisem “with regards to” – obie formy są obecnie w użyciu. Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcam do lektury tego artykułu

Np. 

I am writing to you with regard to your letter of 15 March. –

Piszę w nawiązaniu do Twojego listu z piętnastego marca.

I am writing to you with regard to the complaint you made yesterday.  

• I am writing to… – Piszę do Ciebie, żeby

Np. 

I am writing to ask for further information concerning… – Piszę aby poprosić o dalsze informacje dotyczące…

I am writing to apply for the position of marketing manager… – Piszę aby zaaplikować na stanowisko…

• I am contacting you to… – Kontaktuję się z Tobą, żeby…

Np.

I am contacting you to ask about your offer…

I am contacting you to check if…

Cel maila biznesowego

Tutaj wydzielimy sobie kilka najczęściej spotykanych kategorii:

Prośba o informację

I would greatly appreciate it if you could send me… – Byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś mógł przesłać mi…

Np.

I would greatly appreciate it if you could send me the report concerning…

I would greatly appreciate it if you could send me the report on …

• Could you please send me…? – Czy możesz proszę wysłać mi…

Could you please send me the results of…

Can you please send me the information concerning…

• Could you kindly let me know whether…? – Czy byłbyś tak miły i dał mi znać, czy…

Could you kindly let me know whether you are still interested in our offer or not?

Could you kindly let me know if the information you sent me is up to date?

Przekazanie nowych informacji

• I wanted to update you on… –  Chcę poinformować Cię o…
• I am writing to let you know… –  Piszę, aby poinformować Cię o…
• I am pleased to inform you that… – Z radością chcę poinformować Cię, że…

Przeprosiny 

• We would like to apologize for… – Chcielibyśmy przeprosić za…
• Please accept our apologies for… – Proszę przyjmij nasze przeprosiny za…
• Apologies for taking a long time to get back to you… – Przepraszamy, że tak długo się nie odzywaliśmy…

Skarga

• I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę, aby wyrazić moje niezadowolenie z…
• I regret to say that… – Z żalem muszę powiedzieć, że…
• Unfortunately I am not satisfied with… – Niestety nie jestem usatysfakcjonowany z…

Prośba o wyjaśnienie

• Could you please provide more details concerning…? – Czy mógłbyś dostarczyć mi więcej szczegółów odnośnie…
• I am afraid I do not understand what you mean by… – Obawiam się, że nie rozumiem co masz na myśli…
• Any additional information about… would be greatly appreciated. – Dodatkowe informacje o… byłyby bardzo mile widziane.

Potwierdzenie

• As agreed, I will send you… – Tak jak uzgodniliśmy, wyślę Ci…
• I am writing to confirm… – Piszę, aby potwierdzić…
• I would like to confirm… – Chciałbym potwierdzić…

Zakończenie maila biznesowego

• I look forward to hearing from you… – Z niecierpliwością czekam na Twoją odpowiedź…
• Let me know if you need anything else. – Daj mi znać, jeśli będziesz jeszcze czegoś potrzebował.
• If you have any concerns, do not hesitate to ask. – Jeśli masz jakieś wątpliwości, śmiało pytaj.

Pozdrowienie

Tak jak w przypadku powitania, tak i tutaj możliwości mamy naprawdę dużo, w zależności od relacji łączącej nas z odbiorcą maila biznesowego.

W sytuacji wymagającej formalnej wiadomości warto skorzystać z:

• Yours sincerely,
• Respectfully,
• With gratitude,

W przypadku bardziej koleżeńskiej relacji wystarczy:

• All the best,
• Best,
• Thank you,

To wszystko?

Prawie. Teraz pozostaje nam tylko podpisać wiadomość i przeczytać ją jeszcze raz pod kątem błędów. Mam nadzieję, że powyższy tekst przyda się Wam, kiedy następnym razem będziecie musieli w pracy napisać maila po angielsku. W razie jakichkolwiek pytań zapraszam do kontaktu. 🙂

Jeśli interesują Was inne artykuły dotyczące angielskiego biznesowego, polecam “Business English – jak się go uczyć?” oraz “20 przydatnych zwrotów na spotkanie biznesowe po angielsku”.